Онлайн–медиация: преимущества, подготовка к слушанию и обеспечение конфиденциальности

«Цифровое» время диктует необходимость использования электронных помощников. Медиация не является исключением. Количество обращений сторон к медиатору для проведения онлайн-медиации с каждым днем увеличивается.

При этом остаются медиаторы, которые неоднозначно реагируют на возможность проведения переговоров виртуально. Медиаторы ссылаются на технические трудности, трудности, связанные с обеспечением конфиденциальности и доступностью невербальной информации.

Как правило, участники переговоров реагируют положительно на предложение использовать онлайн-платформу для переговоров.
Как у любого процесса, и у онлайн-медиации есть свои преимущества и недостатки.

Преимущества

К основным преимуществам можно отнести следующее:
1) Время
Наверное, это самое главное преимущество, поскольку онлайн-медиация может проводиться в любое время со сторонами, а также у сторон всегда есть возможность быстрого реагирования для решения срочных вопросов.
2) Отсутствие географических границ для использования медиации
Как можно решить семейный спор, если жена и ребенок живут в одной стране, а бывший муж, желающий участвовать в жизни ребенка – в другой? Онлайн-медиация позволяет наладить диалог между сторонами.
Онлайн-медиация подходит и для коммерческих споров, если партнеры по бизнесу находятся в разных городах или странах.
3) Сокращение расходов сторон на участие в медиации
Участникам медиации не нужно тратить средства на путешествия до места медиативного слушания, не нужно арендовать переговорные комнаты или зал для проведения слушания.
4) Снижение уровня эмоций

Особенностью онлайн-медиации является возможность снизить уровень эмоций в конфликте. Такой способ проведения медиации подходит для острых личных споров. Находясь у экранов мониторов, участники медиации не так горячо проявляют эмоции и не могут прочесть все эмоции собеседника. Это позволяет создать условия для снижения агрессивности в общении. С другой стороны, медиаторы могут отнести эту особенность и к недостаткам, так как они также находятся в ситуации, когда им сложнее «считывать» невербальную информацию.

В большей части сложности в онлайн-медиации зависят от качества связи и оборудования. Также сложности могут возникать у пользователей, которым трудно «подружиться» с технологиями или имеющим внутренние барьеры на проведение медиации онлайн.

Подготовка к проведению онлайн-медиации

При решении вопроса об использовании интернета медиатору следует заранее обсудить с каждой стороной, как будет происходить обмен документами, и нужно ли потренироваться, заранее подключиться, протестировать технику.

Помимо общих правил, которые медиатор сообщает сторонам, медиатору также следует уведомить стороны и о правилах онлайн-медиации. К примеру, правилами общения в чате:
- чтобы передаваемая информация была краткой, понятной,
- установить порядок обмена документами, сроки обратной связи, сроки передачи реакции о получении информации, документов и т.п.

Медиатору следует также проговорить общие действия всех сторон процедуры на случай, если будет перебои в Интернет-трансляции или возникли технические сложности, мешающие проведению процедуры. В ходе медиативного слушания лучше, чтобы все участники медиации были с включенной видеокамерой, а во время подготовки – на усмотрение сторон.

Медиатору необходимо исправить все вымышленные, короткие, сокращённые имена, поменять на полные фамилию, имя и отчество.

Сторонам следует научиться работать с конфиденциальностью в онлайн-формате. Как и во время очной медиации, медиатору необходимо прорабатывать вопросы безопасного, конфиденциального пространства для всех участников переговоров.

Сохранение конфиденциальности в онлайн-медиации

Возможно ли сохранение конфиденциальности в онлайн-медиации? Это один из сложных вопросов в организации онлайн-медиации.

Обычно под конфиденциальностью медиации понимают обязательства участников медиации не раскрывать третьим лицам информацию о факте медиации и документах и информации, полученных в ходе медиации.

В организации онлайн-медиации участвует третьи лица, не являющиеся сторонами конфликта. Это помимо медиатора и представителей сторон (юристов), как минимум, и провайдер платформы для видеоконференции (платформа получает доступ к данным участников), технические специалисты, обеспечивающие работоспособность платформы, а также при необходимости секретари и переводчики.

В целях сохранения конфиденциальности все участвующие в медиации и ее организации лица должны подписать соглашение о запрете раскрывать всю полученную в медиации информацию.

Участникам медиации также необходимо согласовать, какую техническую платформу они будут использовать для онлайн слушания, можно ли записывать видео-звонки.

В отношении платформы необходимо заранее оценить условия конфиденциальности, которые она обеспечивает, уточнить:

- кто является владельцем платформы (в условиях экономических санкций, имеется ли риски в ее использовании для внутрироссийского или международного спора),
- соблюдает ли платформа для видеосвязи применимое к конфиденциальности персональных данных законодательство (российское, европейское, иное),
- кто может видеть данные, получаемые платформой, и как эти данные могут быть использованы,
- изучить настройки платформы (кто может подключиться к видеозвонку, какие данные сохраняются после звонка и на каких серверах).
Для реализации этой задачи рекомендуется обратиться к IT специалисту по безопасности данных.

Для крупных коммерческих споров можно использовать специальные сервисы, разработанные для проведения онлайн-слушаний. Так, например, такой сервис предоставляет компания Opus 2 (Англия).

Популярной является и платформа ODR.com, организующая арбитраж и медиацию онлайн для споров. Эта платформа начиналась с оказания услуг по урегулированию споров в области электронной коммерции, но сейчас они готовы оказать помощь и в других видах споров.

В России в 2022 году появились российские аналоги западных платформ, которые уместно использовать для внутрироссийских споров, например, уже довольно известны платформы Webinar Meetingsи TrueConf. По этим вопросам можно обратиться к соответствующим отзывам и рейтингам (например, https://zoom.cnews.ru/publication/item/64295).

Необходимо обсудить и сохранение записей видео-звонков между медиатором и участниками медиации.

Такие записи могут понадобиться для архива: для подтверждения факта медиации в случае сомнений со стороны суда, обеспечивающего исполнение медиативного соглашения, или в случае оспаривания действительности медиативного соглашения.
Кроме того, медиатору может быть удобнее работать с записью для того, чтобы подготовиться к следующему медиативному слушанию, а стороне – для того, чтобы финализировать список своих интересов при подготовке проекта мирового соглашения.

Для сохранения конфиденциальности как ваших данных, так и данных других участников, можно разъяснить всем, например, следующие рекомендации (https://www.kaspersky.ru/resource-center/threats/video-conferencing-security-how-to-stay-safe):
1. Ограничивать доступ к встречам при помощи паролей и обязательной аутентификации. Так вы не позволите посторонним подключиться к звонку. Исключайте из беседы нежелательных или нарушающих порядок участников.
2. Ограничивать возможность демонстрации экрана. Так вы гарантируете, что демонстрировать экран смогут только нужные участники.
3. Будьте бдительны, когда переходите по ссылкам или открываете документы, присланные вам. Используйте другие каналы связи, чтобы убедиться, что ссылку или документ вам отправил именно ваш собеседник.
4. Не показывайте в кадре ничего лишнего. Например, уберите из кадра все не относящие к конференции вещи, документы, фотографии. В некоторых платформах также можно изменить фон позади себя.
5. Убедитесь, что на вашем экране нет ничего лишнего, перед тем как демонстрировать его участникам. Например, другие вкладки или окна приватных бесед, которые могут быть открыты, или документы, которые могут содержать закрытую финансовую информацию или личные данные. Следите за тем, чтобы случайно не показать письмо с вашим адресом на нем, ваш паспорт, кредитную карту или еще что-то, чего не должны видеть посторонние.
6. Проверяйте настройки. Некоторые настройки безопасности не установлены по умолчанию. Настройки платформы по проведению видеоконференции для персонального компьютера и мобильного устройства могут отличаться – в версии для компьютера они более детализированы и дают больше контроля за безопасностью, нежели в мобильной версии. Например, в версии для компьютера организатор звонка имеет в распоряжении больше инструментов управления, а пользователи могут управлять заблокированными учетными записями.
7. Старайтесь следить за обновлениями приложения. Так вы будете в курсе всех доступных функций безопасности и приватности.
Во избежание нарушений конфиденциальности в комнатах, откуда участники выходят на связь, не должно быть посторонних лиц. Это также необходимо разъяснить участникам конференции и договориться о правилах, например, о следующем:
- во время слушания участники медиации не допустят в переговорную комнату посторонних лиц,
- участники установят в переговорной комнате видеокамеру, которая будет обозревать все углы переговорного помещения,
- либо договориться о том, что в переговорной комнате будет находиться нейтральное лицо, назначенное медиатором, которое будет контролировать соблюдение правил конфиденциальности (это может быть юрист или адвокат, избранный для этой цели и протоколирующий ход медиации).

Если стороны спора беспокоятся о том, что другая сторона может записать и использовать информацию в дальнейших судебных процессах, то можно провести асинхронную (челночную) медиацию. В такой форме со стороной общается по видеосвязи только медиатор, а вторая сторона при этом не присутствует.

Такие усиленные меры сохранения конфиденциальности могут быть необходимы в крупных коммерческих спорах, где следует особенно настороженно относиться к раскрытию чувствительной для сторон информации.

Для того, чтобы условия сохранения конфиденциальности работали, сторонам можно рекомендовать включить с соглашение о конфиденциальности и положения об ответственности. Так, например, на сторону, которая нарушила условия конфиденциальности, можно возложить расходы по проведению медиации, а также иные расходы и убытки.

Таким образом, при надлежащей подготовке онлайн-медиация имеет ряд преимуществ перед медиацией, требующей личной встречи.

В некоторых случаях необходимо принимать усиленные меры по сохранению конфиденциальности, что потребует от сторон подписания подробного соглашения о конфиденциальности данных, а также, возможно, обращения к специалистам по цифровой безопасности.

Профессиональным медиаторам неизбежно придется учиться новому формату проведения медиации, учитывать ее особенности, готовиться технически и психологически, а также создавать условия, обеспечивающие конфиденциальность переговоров.

Дарья Ждан-Пушкина
Центр медиации “Solis”,
Юридический офис Дарьи Ждан-Пушкиной

Павел Колесников
PROFMEDIATOR, Спб ТПП

Фото: <a href="https://ru.freepik.com/free-vector/illustration-of-a-businesswoman-and-businessmen-working-remotely_13923480.htm#page=3&query=%D0%BE%D0%BD%D0%BB%D0%B0%D0%B9%D0%BD&position=4&from_view=search">Изображение от iwat1929</a> на Freepik